Gestão e Administração

Conheça 4 ferramentas para otimizar a gestão empresarial

Escrito por SBCG

Gerir uma empresa é uma tarefa complicada, mas o empreendedor nunca esteve tão bem servido de mecanismos para ajudá-lo nessa importante missão como atualmente, onde há uma variedade de ferramentas para otimizar a gestão empresarial.

Além das tradicionais ferramentas como a análise SWOT, podemos contar com o apoio da tecnologia, que dinamiza ainda mais a coleta de dados — e, consequentemente, a tomada de decisão.

Conhecer todas essas facilidades é o primeiro passo para otimizar a gestão empresarial. Portanto, confira no post de hoje, sua importância, bem como as ferramentais mais utilizadas pelas empresas. Boa leitura!

A importância de ferramentas para otimizar a gestão empresarial

As técnicas da gestão organizacional são utilizadas para coordenar as políticas internas, as ações e as estratégias a serem implantadas para o bom funcionamento de todos os setores do empreendimento e também gerar lucro para todos os envolvidos, proporcionando eficiência e harmonia empresarial.

Para aplicar um modelo de gestão eficiente é preciso levar em conta todas as particularidades que a instituição possui, definindo seus objetivos e analisando seu crescimento, sem excluir as atividades externas.

Veja abaixo 6 metodologias que podem otimizar os processos da sua empresa:

1. Análise SWOT

Nossa primeira ferramenta para otimizar a gestão empresarial é a análise SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats). Trata-se de uma sigla em inglês que, em português, pode ser traduzida como análise FOFA: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Com ela, avaliamos o ambiente interno e externo da empresa.

No ambiente interno, buscamos compreender as forças e fraquezas da empresa. Como força, podemos citar como exemplo um produto inovador; e a fraqueza, por outro lado, a ausência de softwares de gestão.

Já no ambiente externo, procuramos por oportunidades, como linhas de crédito especiais do governo, por exemplo, ou ameaças, como a própria dificuldade de explorar um mercado virgem.

2. Fluxo de Caixa

Essa é outra ferramenta indispensável para o gestor. O fluxo de caixa tem como objetivo avaliar a movimentação de receitas e despesas operacionais do negócio, isto é, ligadas às suas atividades principais, como a compra e venda de mercadorias ou a prestação de serviços. Claro que essa ferramenta é necessária para monitorar os resultados do negócio, mas não para por aí.

Com os fluxos de caixa, o gestor também pode realizar projeções para o negócio com base nos resultados anteriores da empresa. Assim, pode se preparar para períodos de sazonalidades, por exemplo, ou se antecipar aos eventuais períodos com baixa movimentação. Essa ferramenta pode disponibilizar informações fundamentais para o planejamento tático e operacional.

3. Brainstorming

O brainstorming é um procedimento utilizado para estimular o surgimento de novas ideias no menor espaço de tempo possível. Essa técnica é dividida em três etapas:

Geração

Os participantes devem gerar um grande número de ideias, que não precisam ser, necessariamente, de qualidade.

Clarificação

A equipe revisa toda a lista de conhecimentos para comprovar se todos entenderam cada um deles. As opiniões de cada integrante sobre a viabilidade das ideias são dadas em seguida.

Avaliação

A lista é revista novamente para excluir ideias semelhantes, desinteressantes ou objetivos que por motivos diversos estejam fora da realidade da empresa.

Só que não basta seguir apenas as etapas citadas acima, é preciso estipular e adotar algumas regras para garantir o sucesso desse método, as principais são:

  • definir o objetivo de forma clara e transparente;
  • cada participante deve colocar em pauta ao menos uma ideia a cada rodada;
  • todas as ideias devem ser vistas e compreendidas por todos;
  • nenhuma sugestão pode ser rejeitada no início;
  • outras ideias devem ser geradas e/ou complementadas a partir das anteriores.

4. Diagrama de Ishikawa: espinha de peixe

Mais conhecido como diagrama de causa e efeito ou espinha de peixe, essa ferramenta foi criada para identificar a raiz dos problemas em projetos e processos variados.

Ela pode ser usada em empresas de qualquer porte e até mesmo em startups. O diagrama de Ishikawa tem sua divisão focada em causas primárias, que, ao serem respondidas, torna mais fácil a identificação de problemas.

Ao desenvolver o Diagrama de Ishikawa, é necessário observar alguns pontos, como:

  • a convicção sobre o problema que será desenhado no diagrama;
  • os integrantes da equipe de análise devem ser especializados e vivenciar o problema;
  • a discussão deve ser coordenada e traçada pelo gerente do setor que está sendo analisado;
  • se algum campo do diagrama estiver muito cheio, fracione o assunto em dois ou três ramos.

Com isso, a espinha de peixe ficará mais enxuta e trará respostas mais convincentes para o problema analisado.

5. Softwares de gestão

Definitivamente, os softwares de gestão também devem estar presentes na rotina do gestor. Das pequenas empresas às multinacionais, o fato é que todos já fazem uso dessas ferramentas, e ficar à margem dessa realidade é o mesmo que perder em competitividade.

Além dos softwares de gestão financeira e contábil, que são uma obrigação para qualquer corporação, um outro que você precisa implantar é o CRM (Gestão de Relacionamento de Clientes, em português), que ajuda em diversas tarefas, como:

  • monitorar as experiências comerciais;
  • manter-se organizada;
  • reunir informações relevantes de todos os seus clientes, inclusive dos prospects (clientes em potencial);
  • garantir a atualização constante de dados valiosos.

Todas essas tarefas são essenciais para a expansão de pequenos empreendimentos. Além disso, esse tipo de sistema pode ser utilizado em todas as fases de crescimento, pois ele:

  • aumenta oportunidades de vendas ao construir relacionamentos;
  • garante o livre acesso às informações do público-alvo;
  • administra o pipeline de vendas;
  • analisa performances e métricas de negócios para identificar tendências.

Os benefícios de um software de CRM são inúmeros, mas como você pôde perceber, ele foca mais naquilo que faz sua empresa seguir adiante: os clientes — oferecendo a eles um atendimento personalizado que poderá motivá-los a buscar sua marca sempre que precisarem de seus produtos ou serviços.

6. Indicadores-chave de desempenho

Por fim, devemos falar sobre os famosos KPIs (Key Performance Indicators) ou indicadores-chave de desempenho. Basicamente, essas são métricas que foram elencadas pelo próprio gestor como prioritárias, de acordo com os objetivos e metas estabelecidos no planejamento estratégico. Eles funcionam como um verdadeiro termômetro da empresa.

Cada negócio possui suas prioridades e cada mercado, suas peculiaridades, por isso, os indicadores-chave de desempenho podem variar bastante entre as empresas. O ideal, no entanto, é identificar as principais necessidades do negócio e definir um indicador específico para acompanhá-las.

Viu só como as ferramentas para otimizar a gestão empresarial são essenciais para garantir o bom funcionamento da sua empresa? Se você implantá-las no seu setor, verá que os objetivos ficarão mais fáceis de serem alcançados. Portanto, não perca tempo e comece já!

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Sobre o autor

SBCG

Com o objetivo de oferecer serviços especializados de Consultoria Empresarial para pequenas e médias empresas surge a SBCG – Smart Business Consulting Group, fruto da união da Innovar Consulting, da Cooke Freitas Consultores Associados e da Heinz Arthur Auditoria e Contabilidade. Juntas somam suas experiencias para ajudá-lo a aumentar suas vendas com rentabilidade, ter uma visão nítida e cristalina do seu negócio e a trabalhar de forma mais eficiente.

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